Системы электронного документооборота - обзор российских СЭД

В данной статье мы проведем обзор российских систем электронного документооборота (СЭД) - сервисов, предназначенных для эффективной организации и управления документацией внутри компании. Он включает в себя полный цикл работы с электронными документами, включая их создание, хранение, поиск, редактирование, пересылку, обработку и согласование.

Использование подобных решений позволяет автоматизировать бизнес-процессы, что приводит к сокращению затрат на логистику и оптимизации работы с документами. Основные принципы функционирования электронного документооборота аналогичны традиционному: документ создается, подписывается одной стороной, передается другой стороне, и после этого каждая сторона оставляет себе одну копию документа.

EnDocs

Стоимость: от 5000р/мес до 10000р/мес
Ссылка

 EnDocs – это программное обеспечение электронного документооборота от компании «Энсол», разработанное с целью автоматизации процессов хранения и работы с документами в электронном формате. Серверные компоненты EnDocs функционируют в среде Docker на операционных системах: Linux (Debian, Ubuntu). В качестве хранилища данных применяется СУБД Oracle MySQL. 
Сервис предназначен для работы в любой компании

Основные возможности EnDocs:

• Электронный архив: автоматическая загрузка документов из электронной почты, эффективное хранение, быстрый поиск и формирование подборок. 
• Согласование и оплата счетов: поддержка реестра счетов, их выгрузка в 1С, ведение платежного календаря, а также формирование отчетов по состоянию оплаты счетов. 
• Согласование договоров: ведение реестра договоров, создание договоров по шаблонам, процедура согласования и электронная подпись документов.
• Кадровый ЭДО: электронный архив кадровых документов, их подписание и согласование заявлений сотрудников.

Преимущества использования EnDocs в бизнесе:
Помимо удобного интерфейса, объединяющего личный кабинет и доску задач, а также наличия всех процессов в одной системе, есть и другие не менее важные преимущества. Рассмотрим их!

• Полностью отечественная разработка, что в нынешних реалиях как никогда актуально и вскоре будет необходимо.
• Работа в системе возможна с любого устройства, то есть вы можете свободно управлять задачами и процессами даже не находясь у компьютера.
• Предлагается как облачное, так и коробочное решение – выбирайте подходящий вариант в соответствии с вашими потребностями и предпочтениями.
• Многолетний опыт разработчика в автоматизации ЭДО 

Компания "Энсол" на рынке в области автоматизации и внедрения бизнес-процессов уже более 10 лет. За это время команда специалистов приобрела бесценный опыт, который успешно применяется в работе с такими крупными организациями, как "Яндекс", "KFC", "Royal Canin" и многими другими. Приобретение EnDocs внесло значительный вклад в их успешное развитие и позволило достичь запланированных результатов. 

LDM.КЭДО

Стоимость: от 900р/год на 1 работника
Ссылка

Кадровый электронный документооборот LDM.КЭДО от компании ЛАНИТ придерживается норм и требований законодательства. Решение разработано на базе единственной в России ЕСМ-платформы Lanit Document Management. Оно обеспечивает безопасность персональных данных, предлагая хранить все информацию на серверах клиента. Коробочная версия LDM.КЭДО обеспечивает автоматизацию отпусков, график отпусков, прием сотрудников на работу, командировки и отгулы. Гибкая верстка приложения позволяет сотрудникам пользоваться всеми функциями без необходимости скачивания дополнительных приложений. 

Основные возможности LDM.КЭДО:

• Цифровая трансформация кадровых процедур в компании, включая прием на работу, отпуск, ознакомление с внутренними документами, планирование отпусков, командировки и получение справок.
• Поддержка всех видов электронной подписи.
• Интеграция с системой "1С:Зарплата и управление персоналом" (1С:ЗУП).
• Интеграция с сервисом "Госключ".
• Открытый API для взаимодействия с другими корпоративными информационными системами.
• Возможность настройки маршрутов согласования документов.

Преимущества использования в бизнесе:

• Адаптированный веб-интерфейс позволяет работать с любого устройства
• Киоск самообслуживания для сотрудников позволит разгрузить кадровый отдел и избавит от необходимости посещать его, чтобы оформить заявление на отпуск
• Безопасное хранение персональных данных и документов благодаря размещению КЭДО на собственных серверах
• Возможность расширять географию команды 

Решение подойдет для любых компаний и сфер деятельности, но особенно полезным было бы внедрение LDM.КЭДО для организаций, офисы которых находятся в разных городах или странах, где число сотрудников превышает 100 человек и имеются высокие требования к информационной безопасности.
Согласно статистике, полученной от клиентов сервиса, после внедрения LDM.КЭДО кадровые процессы стали в 6 раз быстрее, выдача справок занимает всего 2 минуты, а затраты на оформление кадровых сотрудников сократились на 3-5 раз. На установку сервиса требуется всего 1 час и относительно небольшие затраты, но результаты, которые вы получите, поразят вас эффективностью и экономией ресурсов.

Полигон ПРО: Лесная декларация

Стоимость: 9900р
Ссылка

 "Полигон ПРО: Лесная декларация" – система электронного документооборота, разработанная для удобного оформления и представления в ФГИС ЛК (Федеральная государственная информационная система "Лесной кадастр") лесных деклараций, проектов лесовосстановления и лесоразведения, а также лесной отчетности. С использованием этой программы, вы сможете легко и эффективно создавать печатные и электронные документы.

Основные возможности "Полигон ПРО: Лесная декларация":

• Подготовка лесных проектов, включая проект освоения лесов, проект лесовосстановления, проект лесоразведения, а также проектную документацию на лесной участок. Формирование электронного XML-документа и печатного документа для каждого проекта.
• Подготовка отчетности, предоставляемой лесопользователями. Формирование электронных XML-документов и печатных документов для отчетности.
• Подготовка таксационного описания лесосеки
• Импорт сведений и координат из XML-файлов, таких как кадастрово-плановые сведения о земельных участках и другие. 
• Формирование графической части по координатам.

Преимущества использования в бизнесе:

• Оффлайн-работа. Вам не потребуется подключение к интернету для подготовки документов - достаточно просто запустить программу с рабочего стола. Интернет важен только для обновления программы. Удобная структура общей папки на компьютере позволяет сохранять проекты в соответствующих файлах.
• Автоматическое сохранение. В настройках программы можно установить периодичность сохранения проекта, чтобы не рисковать потерять самые важные изменения. Вам больше не придется беспокоиться о случайных потерях данных.
• Импорт их Excel- или XML-документа. Если у вас уже есть подобный файл, созданный в другой программе, вы можете легко внести необходимые изменения в документе, используя Полигон Про.
• Соответствие законодательству. Интерфейс программы разработан с учетом требований законодательства - все поля соответствуют установленной форме. Кроме того, программа регулярно обновляется для соответствия новым версиям XML-схем. Вы всегда можете быть уверены, что ваш XML-документ будет проходить проверку принимающего органа. 

Компания-разработчик “Программный центр” продолжает активно развивать свой продукт и улучшать его функциональность. Теперь он не ограничивается только лесной декларацией, но также предлагает множество других возможностей, включая лесные отчеты, проекты, акты и многое другое. Чтобы убедиться в этом, вы можете ознакомиться с демоверсией программы и увидеть, что Полигон Про представляет собой высококвалифицированное и тщательно продуманное решение.

DiKey: Документооборот

Стоимость: по запросу
Ссылка

 Программное решение "DiKey: Документооборот" разработано для автоматизации электронного обмена документами между пользователями. Оно обеспечивает эффективное взаимодействие в рамках организации или предприятия, упрощает обработку информации, позволяя значительно сократить время и усилия, затрачиваемые на данный процесс. Решение состоит из нескольких функциональных подсистем таких как регистрации пользователей, подсистему личного кабинета пользователя, а также подсистему личного кабинета оператора и другие.

Основные возможности "DiKey: Документооборот":

• Загрузка документов из сторонних решений. Обменивайтесь любыми документами со своими клиентами прямо из 1С используя модули обмена.
• Загружайте файл документа с компьютера, система его распознает и создаст готовый к отправке документ. 
• Встроенный редактор позволяет создавать акты, счета-фактуры, УПД, товарные и транспортные накладные и другие документы.
• Поиск и приглашение компаний в контрагенты, прием и отклонение заявок на добавление в контрагенты, блокировка контрагентов.

Преимущества использования в бизнесе:

• Команда “DiKey” поможет настроить права доступа и подключить сотрудников к ЭДО.
• Надежная защита документов, так как хранятся они на нескольких серверах.
• Работа с любыми сервисами ЭДО из одного окна системы: подписание, получение, поиск в едином архиве документов - все в рамках одного интерфейса, без использования роуминга.

Сервис функционирует на операционной системе Microsoft не ниже 7 версии, совместим с веб-браузерами Google Chrome, Internet Explorer и Mozilla Firefox, может применяться в различных сферах деятельности и в организация любого масштаба.

Контрактиум

Стоимость: по запросу
Ссылка 

Контрактиум - это нечто большее, чем СЭДО, так как он оцифровывает все ключевые процессы сделки: от согласования условий и заключения цепочки взаимосвязанных договоров до контроля их исполнения и выполнения взаимных расчетов. Платформа, предоставляет возможность осуществлять цифровые сделки с полным контролем ваших действий и обеспечивает эффективное взаимодействие между организациями на основе надежных цифровых контрактов, с правовой значимостью, подтвержденной электронной подписью и признанными государственными форматами документов.

Важно отметить, что каждое юридически значимое действие, совершаемое на платформе, обязательно проверяется наличием действующих полномочий у всех участников.

Внедрение технологии цифровых контрактов позволяет ускорить трансакции между организациями, снизить риски человеческого фактора и обеспечить полный контроль над цепочками поставок, активами и обязательствами сторон.

Основные возможности "Контрактиум":

• Быстрая интеграция с любыми учетными системами, операторами ЭДО и ЭПД
• Подключение финансовых и логистических решений
• Встроенный контроль сделок. расчетов и полномочий
• Встроенный сервис для работы с МЧД

Преимущества использования в бизнесе: 

Во-первых, Контрактиум не вмешивается в бизнес-процессы, не хранит документы и данные клиентов, что делает его надежным инструментом для конфиденциальных деловых операций. Во-вторых, он обеспечивает безопасность и доступность цифрового бизнеса. Пользователи могут работать с платформой через мобильное или веб-приложение, а также интегрировать сервис с корпоративными информационными системами. Кроме того, в особенности системы входит:

• Минимизация трансакционных издержек
• Сквозное шифрование (TLS)
• Сертифицированная криптография ViPNet (ГОСТ)
• Контроль рисков и рост качества управления

Таким образом, Контрактиум – это универсальный инструмент, предоставляемый независимо от формы собственности и размера организации, который помогает пользователям реализовывать сделки между контрагентами. Благодаря использованию цифровых контрактов, возможна комплексная цифровизация торговых, логистических и финансовых процессов как на национальном, так и на международном уровне.

Контрактиум может применяться в различных областях, таких как торговые операции, управление цепочками поставок, организация торгового финансирования. Он также обеспечивает выполнение взаимных расчетов и взаимодействие с контрольно-надзорными органами.

DropCat

Стоимость: от 4,2 ₽ за электронный перевозочный документ
Ссылка 

 DropCat - это не просто сервис СЭДО, это полноценный логистический инструмент, который облегчает работу с перевозками. Он предоставляет возможность управления перевозчиками, заказа транспорта, обмена электронными документами и определения маршрутов - все это в цифровой форме. DropCat объединяет всех участников перевозки в одном окне и автоматизирует все этапы - от выбора контрагента и передачи заказа до получения финальных документов и финансирования.

Как работает ЭДО? Все документы электронные, а все ключевые сценарии оцифрованы. Это значительно упрощает процессы оформления перевозок. Например, можно отправить запрос на транспорт, получить его подтверждение, создать заказ-заявку, транспортную накладную и множество других документов - все это без необходимости работать с бумажными копиями. Такой подход значительно повышает эффективность работы и снижает риски потерять или испортить важные документы.

Основные возможности "DropCat":

• Электронный факторинг для грузоперевозок, позволяющий перевозчикам пополнять оборотный капитал на основе перевозочных документов, а грузовладельцам оплачивать услуги перевозчика с отсрочкой. Достаточно заключить договор онлайн на платформе факторинга.
• Создание QR-кода для ГИБДД
• Быстрое планирование маршрутов. Dropcat интегрируется с сервисами маршрутизации и строит оптимальные маршруты, в 5 раз сокращая время логиста.
• Онлайн-контроль грузов. Отслеживайте статусы доставки грузов в реальном времени и легко планируйте нагрузку на склад или на водителей.

Преимущества использования в бизнесе: 

• Сокращение затрат на логистику. Доставляйте больше грузов меньшими силами. В среднем пробег автопарка уменьшается на 15%.
• Интеграция с любыми системами. Возможность подключения модуля для 1С, JMS Broker, API и платформы LinkServer для интеграции с вашими системами.
• Быстрое внедрение в любую отрасль
• Подключение к любым провайдерам ЭДО

DropCat идеально подходит почтовым компаниям, грузоотправителям, экспедиторам и перевозчикам. 

Vacation Solution

Стоимость: от 8000р/мес
Ссылка 

Программное обеспечение Vacation Solution разработано специально для автоматизации процессов планирования и использования отпусков сотрудниками компании в полном соответствии с трудовым кодексом Российской Федерации. Эта инновационная система обладает дружелюбным и адаптивным интерфейсом, а также предоставляет широкий спектр функциональных возможностей для удобства сотрудников. Отныне процесс планирования и управления отпусками станет более эффективным и простым благодаря "VS".

Основные возможности Vacation Solution:

• Отслеживать ход планирования отпусков в режиме реального времени. Управлять количеством допустимых пересечений.
• Упрощается создание заявок различных типов — оплачиваемые, неоплачиваемые, по беременности, по уходу за ребенком и т.д.
• Прозрачный процесс согласования и использования заявок на отпуск (отслеживание истории заявки и комментариев к ней, возможность перепланировать свой план), что позволит увеличить лояльность сотрудников.
• Интеграция с 1С. Все планы и заявки отпусков автоматически отправляются в 1С. Любые изменения заявок также фиксируются там.
• Электронный документооборот. Перевод организации отпусков сотрудников в электронный вид — это значительное снижение затрат на документооборот. Также это экономит время всего персонала и руководства за счет упрощения согласования.

Преимущества использования в бизнесе: 

• Экономия ресурсов. Автоматизация отпусков помогла компании экономить до 30% рабочего времени сотрудников
• Никаких потерянных документов. Защита сотрудников компании от потери заявлений и приказов на отпуск в ходе использования (все документы на всех этапах автоматически генерируются и доступны для скачивания на всём жизненном цикле заявки)
• Современная система. Vacation Solution рассчитан на неограниченное количество пользователей (сотрудников) и представляет собой современную и безопасную веб-платформу, обеспечивающую конфиденциальность персональных данных
• Мультиязычность
• Работа на любых устройствах

Платформа идеально подходит для организаций всех типов, упрощая рабочие процессы для HR-менеджеров, бухгалтеров и руководителей. Сотни довольных клиентов подтверждают ценность внедрения данного сервиса. На сайте Vacation Solution можно оставить заявку на его тестирование в демо-версии, попробуйте и вы!

Феникс

Стоимость: по запросу
Ссылка

Феникс - система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации внутренних бизнес-процессов организации от компании “Процессы и инновации”. Разработанная на платформе 1С:Предприятие 8.3, она предлагает не только desktop-версию, но и работает в браузере и на мобильных устройствах через специальное приложение, доступное в PlayMarket, AppStore и RuStore.

Основные возможности “Феникс”:

• Автоматизация прохождения различных заявок внутри компании с гибкой настройкой маршрутов согласования (заявки в отделы НСИ, документооборота и т. д.)
• Решение административных задач, включая пересылку корреспонденции, бронирование переговорных, регистрацию входящих и исходящих документов, выдачу пропусков и многое другое.
• Организация найма сотрудников через отдельный модуль «Подбор персонала», включающий полный цикл работы с кандидатами, а также интеграция с такими популярными сервисами, как hh.ru и avito.ru. 
• Автоматизация кадровых процессов, например, составление графиков отпусков и изменение штатного расписания.
• Обращения в HelpDesk, которая основана на проверенных стандартах управления информационными технологиями ITIL v3. 

Преимущества использования в бизнесе: 

• Гибкая настройка обеспечит экономию временных затрат на операционные задачи.
• Возможность отладки под специфику каждого бизнес-процесса. Проконсультируют и установят все необходимые вам инструменты разработчики Феникса.
• Система полностью российской разработки и основана на платформе 1С, все необходимые лицензии легко можно приобрести на территории Российской Федерации.

Все это делает систему «Феникс» незаменимой помощницей для ответственных бизнес-процессов и повышает эффективность работы организации. 
Компания “Процессы и Инновации” проверенный поставщик услуг в области IT-консалтинга. Они сотрудничают с множеством компаний, в том числе с крупными ТНК и федеральными сетями, оказывают комплексную поддержку и контроль работы корпоративной IT-инфраструктуры. 

Visary СЭД

Стоимость: по запросу

Ссылка 

Visary СЭД разработана на основе адаптивной и масштабируемой платформы Visary, которая включена в реестр отечественного ПО и полностью независима от импорта. Решение предлагает гибкую лицензионную политику и соответствует требованиям ФСТЭК России и ФСБ России по защите информации. 

Система поддерживает различные каналы получения входящей корреспонденции (сканы, факс), определяет тип документа и может автоматически индексировать документы. Для быстрого перевода бумажных документов в электронный формат используется опция поточного сканирования, которая также позволяет автоматически распознавать документы по штрих-коду и прикреплять их к соответствующей карточке.

Основные возможности “Visary СЭД”:

• Управление документами: возможность формирования документации на основе предустановленных шаблонов с возможностью совместного редактирования проектов документов, имеется функция создания регистрационных карточек.
• Оперативная настройка процессов согласования: возможность повторного рассмотрения или аннуляции текущего этапа согласования на любом этапе процесса.
• Управление поручениями: создание и управление резолюциями или отдельными поручениями с возможностью назначения или исключения исполнителей. Также имеется функция генерации зависимых задач и оперативной корректировки поручений. Присутствует возможность просмотра иерархии поручений в карточке документа.
• Автоматизация документооборота с помощью BPM: в программе имеется встроенный конструктор рабочих процессов, который позволяет автоматизировать процессы документооборота путем редактирования существующих или создания новых регламентированных процессов/маршрутов согласования документов.

Преимущества использования в бизнесе:

• Аналитический отчет: в программе имеются интерактивные дашборды и набор готовых типовых отчетов, которые позволяют отображать достоверную информацию об исполняемых процессах и анализировать статистику эффективности подразделений или конкретного сотрудника.
• Версионность: в "Visary СЭД" предусмотрено хранение неограниченного числа версий документов с возможностью просмотра, удаления и выбора активной версии для пользователей с соответствующими правами.
• Учет кадров: программа позволяет вести учет кадровой информации в соответствии с требованиями российского законодательства. Присутствуют функции создания и хранения штатного списка и расписания, поиска необходимых данных, формирования отчетов и справок.
• Улучшение корпоративной культуры: "Visary СЭД" позволяет унифицировать процессы подготовки, обработки и передвижения входящих, исходящих, внутренних и договорных документов в электронном виде, что повышает качество выполнения поручений.

Кроме вышеперечисленных преимуществ, в программе также присутствуют защищенное хранилище данных, распределенное хранение файлов различных форматов на общих и персональных дисках, а также поддержка работы со всеми распространенными СУБД и ОС (Astra Linux/Windows, PostgreSQL, MySQL, MongoDB).

Стаксель СЭД (Staxel DMS)

Стоимость: по запросу

Ссылка 

Программное решение "Стаксель СЭД" (Staxel DMS), разработанное на базе платформы “Стаксель”, предназначено для эффективной работы с документами, включая их создание, хранение и организацию. Оно обеспечивает структурированное хранение информации и удобное взаимодействие пользователей с электронным архивом документов.

Система помогает автоматизировать процессы, связанные с созданием, обработкой и хранением документов. Он позволяет создавать документы различных типов и прикреплять к ним файлы. Выполнение поиска и взаимодействие пользователей в рамках заданных рабочих процессов также являются возможностями данного программного продукта.

Помимо этого, в составе "Стаксель СЭД" имеется набор необходимых справочников, которые обеспечивают бесперебойную работу. Программа также предусматривает формирование и присвоение уникальных кодов обозначений документов в соответствии с настроенными правилами.

Основные возможности “Стаксель СЭД”:

• Добавление документов к объектам
• Ведение структурированного справочника и архива документов
• Работа с шаблонами и с отчетами
• Согласование документов, рассылка документов, совместная работа, версионирование, ЖЦ
• Автоматическое заполнение комплектов документов

Преимущества использования в бизнесе:

• Повышение эффективности: Staxel DMS позволяет оптимизировать рабочие процессы, обеспечивая централизованное хранение и управление документами, что упрощает доступ к информации и ускоряет принятие решений
• Упрощение взаимодействия: Благодаря Staxel сотрудники могут легко обмениваться информацией и работать совместно над проектами, что способствует улучшению коммуникации и повышению качества работы.
• Гибкость и масштабируемость: Staxel легко адаптируется под нужды конкретного бизнеса, позволяя настроить систему в соответствии с индивидуальными требованиями и быстро масштабировать ее при росте компании.

Команда платформы "Стаксель" тщательно изучает потребности и цели бизнеса, чтобы предложить оптимальный сценарий проекта. Они составляют четкое ТЗ и поддерживаем клиентов на всех этапах внедрения модуля СЭД. Вы можете оценить работу решения  "Стаксель СЭД" в демо-версии.

 Итоги 

Напоследок, мы хотели бы дать пару советов по выбору программы для внутреннего электронного документооборота. 

1. Если разработчик предлагает пробный период, стоит воспользоваться этой возможностью. Попробуйте как минимум 3 варианта и сравните, какое решение будет более удобных и подходящим для вашего бизнеса. 
2. Когда систему уже внедрили, сотрудников следует немедленно привлечь к работе с программой. Опыт показывает, что переход от консервативных методов к автоматизации может быть психологически сложным.

С каждым днем все больше компаний признают важность системы электронного документооборота (СЭД) для повышения эффективности бизнеса. Она позволяет сократить как финансовые, так и временные затраты. На сегодняшний день существует множество различных платформ СЭД с разным функционалом. Выбор подходящей платформы зависит от специфики компании и ее документооборота. На нашем сайте можно посмотреть и выбрать подходящую платформу для документов.